Вопросы рабочей эффективности возникают практически у каждого – от рядового менеджера до руководителя подразделения или даже компании. Разрешение основных задач и расстановка приоритетов – лишь малая часть тех задач, которые должны быть решены в ходе планирования рабочего дня и осуществления тех или иных функций сотрудником компании.
Первое, о чем стоит вести речь, если говорить об эффективности – это планирование загруженности рабочего дня. Медики, психологи и специалисты по персоналу уже подтвердили тот факт, что фазы активности головного мозга, трудоспособности и готовности человека воспринимать и обрабатывать новую информацию чередуются в течение рабочего дня. Точно также должны чередоваться и периоды, в которые Вы принимаете решения, участвуете в совещаниях, работаете над различными задачами. Избегать рутины – вот основной залог роста продуктивности Вашей деятельности в течение рабочего дня в офисе.
Следующий вопрос повышения эффективности на рабочем месте – упорядочивание коммуникаций и поддержание связей с коллегами, подчиненными и руководством в течение рабочего дня, а также по его завершению Понятие «всегда на связи» в наше время становится все более и более гибким и динамичным с применением новых технологий и удаленного доступа к рабочему месту посредством каналов связи. Соответственно возрастает возможность управления, принятия решений и роста личной эффективности. Топ-менеджер может принимать решения в дороге, отправлять распоряжения по электронной почте, проводить конференс-коллы по мобильному и видеоконференции по Skype, IP-телефония позволяет созывать селекторные совещания из разных уголков мира за считанные минуты. Главное – не запутаться в тех возможностях, которые нам дают новые технологии, и составить четкий график звонков, встреч и коммуникаций, что позволит Вам придерживаться чередования активностей и смены деятельности; а это – в свою очередь – позволит Вам эффективно управлять как своим рабочим временем, так и временем своих подчиненных в том случае, если Вы руководите компанией.
Также в вопросах роста рабочей эффективности не последнюю роль играют приемы «мозгового штурма», коллективного мониторинга решений и визуализации этапов работы над проектами и разработки решений при помощи различных инструментов, таких как построение команд с применением scrum-технологий, визуализация поставленных задач при помощи MindМanager и аналогичного программного обеспечения; обучение персонала эффективным приемам визуализации поставленных задач при помощи диаграмм, схем, списков задач, контрольных схем. Начните с работы с доской и маркером и закончите личным блокнотом со списком дел на день – это поможет в несколько раз повысить собственную эффективность и ускорить темп работы над решением ряда задач Вашей командой, коллегами или подчиненными.
Заключительная составляющая успешной и эффективной работы – умение брать на себя ответственность. принятие решений самостоятельно и внесение инициатив – вот тот залог успеха и повышения личной эффективности, который необходим сотрудник современной компании, независимо от того, какую должность он или она занимают в организации. Не спорим, существуют организации с жесткой иерархией и централизацией управленческих решений; однако на сегодняшний день число таких структур на рынке корпоративного сектора становится все меньше, а значит, от личной инициативы тоже зависит очень и очень многое. Успешное использование несложных рекомендаций, контроля за собой и инновационных подходов помогут сделать Вашу повседневную работу по-настоящему эффективной.
Прокомментируйте первым