Вопросы организации рабочего времени и распределения нагрузки становятся тем более актуальными, чем больше у Вас появляется работы в офисе. Чем же так полезен тайм-менеджмент? Не является ли он данью моде? Попробуем разобраться вместе в том, что дает планирование и сам подход к работе в рамках применения технологий тайм-менеджмента. В любом офисе рабочий день как правило буквально мчится с большой скорость. Если Вы заметили, что Вам все труднее успевать отвечать на звонки, при этом составляя отчеты и пытаясь не подавиться бутербродом в промежутках между попытками посчитать бюджет на следующий месяц – поздравляем Вас: Вам точно пора освоить хотя бы некоторые приемы тайм-менеджмента и побороть упорядоченных хаос, который творится у Вас в голове, в Ваших бумагах и на рабочем месте.
Планирование и управление временем – вот две основных задачи тайм-менеджмента в его широком понимании. Не существует причины, по которой Вам не нужно было бы контролировать время, которое Вы затрачиваете на те или иные процессы и рабочие вопросы. Только очень гениальные или очень глупые люди могут полагать, что они со всем могут справиться сами, при этом ничего не планируя, не контролируя и не сверяя по времени, а полагаясь лишь на интуитивное ощущение и приблизительную оценку «на глазок». Рассмотрим основные компоненты управления временем и делами с точки зрения отдельно взятого сотрудника (Вас – в данном случае), Тайм-менеджмент для команды предполагает несколько иные и задачи, и инструменты для их исполнения.
Весь тот беспорядок, который на первый взгляд никак не побороть, довольно несложно освоить. Первый шаг к эффективному управлению временем на рабочем месте – расписание дня. С точностью до каждого часа сформируйте список заданий и работ, встреч и видов деятельности, которые регулярно повторяются в течение рабочей недели и внесите их в ежедневный план. Повесьте перед глазами на рабочем месте и контролируйте себя, насколько точно Вы придерживаетесь времени и периодичности согласно этому графику. Планируйте заранее свои дела и встречи, отталкиваясь именно от этого плана времени на неделю. Следующим шагом в борьбе с офисной кутерьмой станет ежедневник, который надо заполнить контактами, встречами, задачами, планами и прогнозируемыми событиями на неделю вперед. И каждые выходные проверять полностью список сделанного и несделанного, переносить на новую неделю незавершенные дела и корректировать список за счет новых заданий и встреч. Так Вы получаете возможность управлять затратами времени на текущую деятельность.
А вот усилить Ваши позиции в области тайм-менеджмента можно при помощи электронного органайзера. Найдите программу, которая бы автоматически отправляла Вам напоминания в почту, на мобильный телефон или на рабочий факс. Это поможет не упустить из виду важную встречу или обязательную поездку в супермаркет за продуктами для выезда на пикник, который запланирован на выходные (даже если сегодня всего лишь четверг). Пользуйтесь электронными календарями и списком задач в Вашем телефоне для того, чтобы получать напоминание о текущих делах в разрезе одного дня. Это самый эффективный способ сосредоточиться только на указанных заданиях, и не отвлекаться на мелочи.
Ну и конечно же, не забывайте включить в Ваше расписание дня обязательный перерыв на обед, как бы Вы ни были заняты. Перерыв длительностью хотя бы в 30 минут в разгар рабочего дня необходим не только для того, чтобы не перегрузить мозг, но и для того, чтобы пополнить организм запасом калорий и энергии. Только так Вы сможете дальше решать поставленные задачи.
Прокомментируйте первым