Фраза о том, что владеющий информацией владеет миром, уже всем приелась. Однако по-прежнему лишь очень немногие используют эту фразу по назначению, следуя ей на практике. Большинство предпочитает полагаться на решения руководства и централизацию решений, чем на отслеживание конкретных задач и принятие решений самостоятельно. В таких условиях надо вспомнить о том, что несмотря на все инновационные технологии и корпоративную иерархию, главным оружием любого менеджера – как низшего, так и руководящего звена – по-прежнему остаются привычные всем блокнот и ручка.
Есть несколько основных причин, которые позволяют утверждать, что кроме блокнота и ручки для быстрого принятия эффективных решений, обработки информации и мониторинга важных задач Вам ничего больше не понадобится. Во-первых, не всегда устройства вроде КПК, ноутбука или смартфона могут оказаться под руками, а это значит, что записи придется вести на каких-то подручных листках бумаги, что – согласитесь – не очень-то солидно. Блокнот можно рассматривать и как аксессуар, и как важный инструмент. Разделите свой блокнот для записей на несколько частей. В одну часть включите адресную книгу своих деловых и личных контактов. Внесите туда только лишь те телефоны, по которым Ваши контакты гарантировано доступны в течение рабочего дня (чтобы не тратить время на поиски нужной Вам информации во время бесконечного перелистывания страниц с множеством адресов, фамилий и телефонов), не записывайте те контактные данные и подробности, которыми Вы обычно не пользуетесь, лишь бы для того, чтобы это выглядело «посолиднее». задач организации эффективного рабочего блокнота – как раз та самая эффективность, а не реализация сборника адресов в малом формате. Вторую часть блокнота отведите под ежедневник для записей текущих дел, встреч, задач, коротких заметок относительно того, что происходит, относительно вопросов, решением которых Вы занимаетесь или планируете заняться. И третью часть блокнота выделите под «черновики»: эта часть пригодится Вам во время совещаний, обсуждений вопросов с коллегами, незапланированных встреч или выборки интересных материалов из различных информационных источников.
При себе всегда нужно иметь не только блокнот, но и ручку. Причем желательно, чтобы ручки были малого формата, гелевыми, их было две и были они и разных цветов. Все очень просто: если одна неожиданно перестанет писать, Вы же не будете в спешном порядке во время важного телефонного звонка искать новую. А если будете – то тем самым будете отнимать время не только у Вашего собеседника, но и у себя самого. Различные цвета ручек нужны на тот случай, чтобы контрастным цветом подчеркнуть важные задания по работе или моменты, на которые в ходе обсуждения или работы над проектом необходимо обратить внимание. А гелевыми ручки должны быть потому, что гелевое чернило не смывается водой, кофе или дождем (в конце концов, может произойти всякое, а Вам важно не потерять свои текущие записи; быть может, только что записанный телефон нового клиента станет залогом успешных продаж Ваших товаров или услуг на весь последующий квартал).
Не бойтесь записывать мелочи и текущие дела; бойтесь забыть о важных мелочах, полагаясь на «а, я запомню». Лучше сделать пометку в блокноте в пару слов, чем оказаться в неловкой ситуации перед поставщиком, коллегой или руководством. Привыкайте к блокноту и ручке, даже если Вам намного удобнее жить с КПК и клавиатурой. старые способы работают даже тогда, когда вокруг нет электричества, а вопрос решить нужно. Хороший менеджер всегда обладает исчерпывающей информацией и знает, что у него запланировано на день, не держа все это в голове.