Планирование – залог успешной и продуктивной работы. Причем для того, чтобы планирование было действующим, недостаточно просто записывать каждый свой шаг или каждую назначенную на завтра встречу. Для этого надо пользоваться четко структурированным подходом. В системе тайм-менеджмента планированию уделяется большое внимание.
Психологи и медики давно подсчитали, что активность человека на протяжении дня носит циклический характер, а на непосредственно продуктивную и высоко результативную деятельность тратится не более 4 – 6 часов в день. Для большинства взрослого населения планеты Земля наиболее продуктивной является первая половина дня. Отсюда вывод: чтобы результаты были максимальными, важные совещания, «мозговой штурм» и прочие радости принятия коллективных решений или обсуждения ключевых стратегических вопросов планируйте на утро, когда информационный фон восприятия человеческого мозга еще не перегружен. Кроме того, подобный подход поможет избавиться от нецелевой траты времени утром и сразу определит приоритеты работы как на текущий, так и на последующие рабочие дни. Планирование личного рабочего времени организовывайте таким образом, чтобы различные направления Вашей деятельности в рамках офисной работы чередовались между собой. Помните о правиле «смена труда есть отдых». Если весь день заниматься только отчетами, только анализом документации или только проведением встреч и переговоров, невольно можно заработать себе нервный срыв и очень сильно устать за пару часов.
При сидячей офисной работе возрастает риск сердечнососудистых заболеваний, инфарктов, инсультов, ослабляется мышечная система, иммунитет и возрастает риск набрать лишние килограммы. Поэтому каждые 2 часа сидячей работы делайте перерыв, походите немного, смените обстановку пребывания. Ни в коем случае не курите часто, даже если Вы заядлый курильщик: никотин усиливает последствия офисного стресса для Вашего организма, а не ослабляет их.
Планирование рабочего дня надо всегда проводить накануне, занеся в личный ежедневник важные встречи, контакты и ключевые события, которые должны произойти завтра. По окончанию дня еще раз перелистайте ежедневник, вычеркните уже сделанное и отметьте те дела, проекты, или встречи, которые прошли, но не принесли ожидаемого результата, либо находятся в дальнейшей разработке и процессе принятия решения. В скобках рядом с такими делами, проектами и встречами надо отметить в примерном процентном соотношении степень завершенности таких дел. Это поможет определить уровень Вашей личной рабочей эффективности и проанализировать, на какие направления офисной рутинной деятельности тратится больше времени, а на какие меньше, что необходимо откорректировать в дальнейшем.
Не пренебрегайте разнообразными «напоминалками», в том числе – и электронными. Человек не компьютер, и всего запомнить просто не в состоянии. А вот опаздывать или пропускать запланированное при этом все же не стоит. Не увлекайтесь стикерами или постоянными хаотичными короткими записями. Возле каждого события ставьте время и дату: так легче ориентироваться в процессе принятия решений, договоренностей о новый встречах или совещаниях.
Не полагайтесь на то, что у Вас есть секретарь или помощник (если Вы - топ-менеджер), который Вам обо всем напомнит. Человеческий фактор исключать нельзя. Вопрос планирования рабочего времени и контроля личной эффективности – это вопрос успешности Вас лично, и никого более. Маленький блокнот для записей, в которой указаны все Ваши текущие дела и встречи на день – это неотъемлемый атрибут самоконтроля.
Прокомментируйте первым